会議室について

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会議室のご利用について

ひらつか市民活動センターの会議室は、市民活動、ボランティア等の公益的な活動のため利用していただく会議室です。 利用料は無料です。
また、各種備品も無料で貸し出しております。お部屋の予約と同時に、お申し込みください。

利用には、基本的に当センターへの団体登録が必要です。
当センターに登録されている団体は、その活動内容によって、<市民活動団体>、<一般団体>の2種類があります。会議室のご利用にあたっては、団体の区分によってご利用条件が変わります。お申込の際は、ご自分の団体がどちらに属するかをご確認ください。
団体区分やご利用条件について、ご不明な点は当センターまでお問い合わせください。

会議室予約状況

会議室概要

会議室A:定員40名
会議室A:定員40名
会議室B:定員40名
会議室B:定員40名
研修室:定員25名
研修室:定員25名

A・B会議室は、つなげて1つの部屋として利用することができます。

利用時間区分

午前 9:00〜12:30

午後 13:00〜17:00

夜間 17:30〜21:30

貸出備品一覧

  • プロジェクター
  • スクリーン
  • ハンディスピーカー・マイクセット
  • 備え付けマイクなど音響設備(A・B会議室同時使用時のみ)
  • テレビ、ビデオ・DVDプレーヤーセット
  • CD・MD・カセットプレーヤー
  • ノート型パソコン
  • マイクスタンド
  • 演台
  • 延長コード
  • 指し棒

    ※ホワイトボードは、各会議室に1つ付いています。

利用申込

お申込みの手順

  1. 空き状況確認
    電話、窓口にて、ご希望の日時に会議室が空いていることをご確認ください。 市民活動団体は、電話での仮予約が可能です。
  2. 申込書提出
    仮予約(市民活動団体のみ)後はできる限り速やかに、「会議室利用申込書」の提出をお願いいたします。FAX、E-mailも可。一般団体・登録外団体は、窓口でのみ受け付けます。1,000円以上の会費・参加費などを徴収する場合には、収支予算書も添付してください。

利用制限

※以下文章内「コマ」とは:会議室の利用単位。1つの会議室・1つの時間帯の利用を「1コマ」とする。時間帯は、「午前」「午後」「夜間」の3区分。

市民活動団体

  1. 申込開始時期:利用日の3ヶ月前から
    ※電話にて仮予約可
  2. 同一日の利用制限:2コマまで
    ※利用日の1ヶ月前から制限解除。 ただし、「午前」「午後」「夜間」と同じ会議室を連続して利用することはできません。また、「会議室A」「会議室B」「研修室」の3室を、同じ時間区分帯に利用することはできません。
  3. 同一月の申込制限:土日については、合わせて2日まで
    ※利用日の1ヶ月前から制限解除あり
  4. 申込書の受付:窓口、E-mail(申込用紙を添付)、FAXにて申し受けます。

一般団体

  1. 申込開始時期:利用日の1ヶ月前から
    ※電話にて仮予約はできません。
  2. 一日の利用制限:1コマまで
    ※制限解除なし
  3. 一月の申込制限:土日については、合わせて2日まで
    ※制限解除なし
  4. 申込書の受付:直接窓口でお申し込みください。

登録団体外

平塚市まちづくり条例に基づき住民説明会を開く場合、団体登録がない業者であっても、当センターを利用できる。

  1. 申込開始時期:利用日の1ヶ月前から
    ※電話にて仮予約可。
  2. 利用制限:平日および日曜夜間のみ
  3. 提出書類:①利用申込書 ②事業の概要がわかるもの ③地域住民に配布したチラシ
  4. 申込書の受付:直接窓口でお申し込みください。

特例利用申込

一定の条件を満たしたご利用の場合は、平塚市協働推進課に申請して許可を得ることで、通常の制限を越えて利用する事が可能です。また、当センターに登録していない団体でも、一般市民を対象とした公益性の高い講演会などについては、同様の手続きを経て、会議室を利用する事が可能です。ただし、当センター主催の事業や、協働事業等で6か月より前に予約が入っている場合があります。詳細については、電話にてお問い合わせください。

お申込みの手順

  1. 空き状況確認
    電話、窓口にて、ご希望の日時に会議室が空いていることをご確認ください。
  2. 申込書提出
    電話での仮予約はできません。また、E-mailやFAXでの申込書の提出もできません。
    ご来館の上、当センター窓口に利用目的のわかる資料(企画書、告知チラシなど)を添えて、特例利用申込書を提出してください。1,000円以上の会費・参加費などを徴収する場合には、収支予算書も添付してください。
  3. 審査
    平塚市協働推進課にて申請の可否を検討し、申込書に記入された代表者の住所に結果が郵送されます。審査には約1週間かかります。許可がおりましたら、「ひらつか市民活動センター会議室特例利用承認通知書」に記載された内容で会議室がご利用いただけます。利用申込書を提出した時点では、まだ利用可能ではないので、ご注意ください。

利用制限

市民活動団体

  1. 申込開始時期:利用日の6ヶ月前から
  2. 同一日の利用制限:4コマまで
    ※利用日の1ヶ月前から制限解除。 ただし、「午前」「午後」「夜間」と同じ会議室を連続して利用することはできません。「会議室A」「会議室B」「研修室」の3室を、同時に利用することはできません。
  3. 同一年度の申込制限:4回まで
    ※お申込後のキャンセルも、1回としてカウントされます。

一般団体

  1. 申込開始時期:利用日の3ヶ月前から
  2. 同一日の利用制限:2コマまで
  3. 同一年度の申込制限:2回まで
    ※お申込後のキャンセルも1回としてカウントされます。

登録外団体

1回限りの大規模な非営利事業などの場合、平塚市の許可が得られれば、当センターの会議室の利用ができる。利用条件は一般団体に準ずる。

団体区分

市民活動団体か一般団体かは、登録前のヒアリングによって当センタースタッフが検討し、最終的には平塚市協働推進課の承認によって決定します。

市民活動団体

以下の要件のいずれも満たしている団体

  1. 公益的な活動を行うことを目的とした団体であることただし、セルフヘルプの活動については、市民活動団体として扱う。
  2. 営利を目的としない団体であること
  3. 活動拠点または活動の範囲が平塚市にあること
  4. 5人以上の会員がいて、うち3人以上がひらつか市民(在住・在勤・在学)であること
  5. 広く市民に開かれた団体であること

一般団体

  1. 代表は原則として平塚市民であること
  2. 3名以上の会員がいること
  3. 政治・選挙・宗教を主たる目的とする団体ではないこと
  4. 営利を目的としない団体であること
  5. 自治体・公共機関ではないこと